Om klubbhåndboka
Klubbhåndboka skal beskrive hvordan Hommelvik Fotball (senere «klubben») er organisert og drevet. Vi ønsker at klubbhåndboka skal være et hjelpemiddel og daglig verktøy for alle ledere, spillere og foreldre i Klubben.
Klubbhåndboka er sammen med Sportsplanen de viktigste styringsverktøyene for drift av klubben. Sportsplanen fokuserer på det sportslige og Klubbhåndboken fokuserer på det administrative.
Implementering av Klubbhåndboken skjer gjennom kontinuerlig arbeid fra klubbens styre og ut mot lagledere og tillitsvalgte i alle lagsceller. Lagledermøtene er et sentralt forum. I disse møtene kan styret gi informasjon som laglederne tar med seg ut til de enkelte lagscellene. Samtidig får styret viktig tilbakemelding og innspill på forhold som kan/må forbedres. Slik sikrer vi at klubben kontinuerlig søker å forbedre sine arbeidsprosesser.
Klubbhåndboka revideres løpende ved behov. Dersom du har innspill til innholdet oppfordrer vi til at du tar kontakt med en av oss i styret i Hommelvik Fotball.
Klubbens verdigrunnlag, herunder kjerneverdier, målsettinger, verdier og holdninger finner du i Sportsplanen kapittel 2 og 3.
Organisering
Figuren over viser en forenklet skisse over organisasjonen i HIL Fotball. Sportsplanen omfatter ansvarsområdet til rollene i den ”grønne” delen av organisasjonen. Klubbhåndboka beskriver ansvarsområdet til rollene i den ”blå” delen.
Hommelvik Idrettslag
Hommelvik Idrettslag (HIL) er et fler-idrettslag med flere særidretter. Årsmøtet i HIL er lagets overordnede organ. Styret i HIL er ansvarlig for den daglige driften. HIL står som formell eier av anleggene på Øya.
Årsmøtet i Hommelvik Fotball
Årsmøtet er det øverste organet i Hommelvik Fotball. Møtet avholdes innen utgangen av februar, i forkant av HIL sitt årsmøte. Innkallingen til årsmøter skal annonseres på HIL Fotball sin webside og klubbens Facebookside minst en måned før møtet. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være innsendt leder minst 14 dager før årsmøtet. For å være stemmeberettiget på årsmøtet skal en være over 15 år og ha vært medlem i minst tre måneder, samt ha betalt medlemsavgift.
Saker som Årsmøtet skal behandle er revidert regnskap, budsjett, valg av styremedlemmer, innsendte saker, samt andre saker av vesentlig betydning for HIL Fotball. Årsberetning fra styret legges frem på årsmøtet.
Styret i Hommelvik Fotball
Styret velges av årsmøtet etter innstilling fra valgkomitéen. Valgkomitéen samarbeider med sittende styre om forslag til kandidater.
Rollebeskrivelser for de ulike rollene er tilgjengelig på klubbens hjemmeside.
Kontaktinformasjon til styremedlemmer og utvalgsmedlemmer finner dere på hjemmesiden.
Styremøter kalles inn av styrets leder, eller etter ønsker fra 2 medlemmer i felleskap. Styret samles som hovedregel annenhver måned. Saker som behandles på styremøtene er:
- Oppfølging av aksjonspunkter fra tidligere møter
- Status økonomi (Medlemsnett)
- Status anlegg
- Status utstyr
- Status fair play
- Status kvalitetsklubb
- Informasjon fra Sportslig Utvalg
- Innmeldte saker
Årshjul
All viktige aktiviteter i regi av Hommelvik Fotball er lagt inn klubbens årshjul. Årshjulet inkluderer også viktige aktiviteter i regi av kretsen. Årshjulet finner dere på klubben hjemmeside under Aktiviteter / Årshjul.
Etiske retningslinjer
Politiattester
Alle som påtar seg verv som lagledere og trenere for barn under 18 år eller psykisk utviklingshemmede i regi av Hommelvik fotball skal forevise gyldig politiattest. Personer som ikke kan fremlegge gyldig politiattest skal ikke inneha verv eller andre roller i klubben med direkte kontakt med barn under 18 år. Mer informasjon om hvordan vi søker om politiattest finnes på hjemmesiden under Sportslig / Administrasjon.
Uønskede hendelser
Hommelvik fotball ønsker å unngå at uønskede hendelser oppstår, men om dette skulle skje så har klubben rutiner for å håndtere dette. Ved en uønsket hendelse skal klubbens leder kontaktes umiddelbart og informerer om hva som har skjedd. Dersom leder ikke er tilgjengelig, skal klubbens nestleder eller andre i fotballstyret informeres. Leder/nestleder tar ved behov saken videre og vurderer sammen med styret om/hva klubben ønsker å foreta seg i saken. Alle former for avvik kan meldes (også anonymt om nødvendig) på hjemmesiden under Sportslig / Administrasjon / Avviksmelding.
Konflikter
Konflikter oppstår fra tid til annen, så også i vår klubb. Det kan være innad i spillergrupper, trenerteam, foreldregrupper, i kampsituasjon, på tvers av årskull, mot andre klubber osv. Derfor er det viktig at vi som klubb løser dette raskest mulig og på en god måte. Ved konflikter innad i lag så er det ønskelig at dette løses i lagene på best mulig måte. SU og styret er behjelpelig med råd og veiledning etter behov. Leder og/eller leder av Sportslig Utvalg skal informeres og oppdateres om pågående konflikter.
Rasisme/Mobbing
Flere av klubbens kjerneverdier og samfunnet for øvrig griper inn i dette med rasisme og mobbing. HIL fotball skal aktivt jobbe med sine medlemmer mot rasisme og mobbing og bruker ulike arrangementer til å spre informasjon og sette dette på dagsorden. I det daglige jobber vi med holdningsskapende arbeid både på treninger, kamper og andre arrangementer. Klubben har nulltoleranse for slike hendelser og henviser til punkt 3.5 under.
Konsekvenser ved å bryte klubbens retningslinjer
Alle som har verv eller er aktive i Hommelvik fotball må forholde seg til våre retningslinjer. Her er klubbhåndbok og sportsplan viktige dokumenter å sette seg inn i. Følger en ikke disse vil det få konsekvenser for de som bryter reglene. HIL fotball har flere måter å løse dette på og leder benytter styret, SU og Fair Play-gruppa til å finne løsninger. Alvorlighetsgrad og gjentakelse av å bryte klubbens regler kan i ytterste konsekvens føre til ekskludering fra klubben.
Anlegg og utstyr
Hommelvik Fotball er ansvarlig for drift av Autosenteret Arena og Thomasbua (garasjeanlegget). I tillegg disponeres Øya gress, Øya grus og Sveberg kunstgress. Hommelvik Fotball er anleggsutbygger, men Hommelvik Idrettslag deltar i alle prosesser der arenaer skal skapes eller utvikles.
Under finner du en nærmere beskrivelse av de anlegg Hommelvik Fotball disponerer.
Autosenteret Arena Hommelvik
Autosenteret Arena Hommelvik er klubbens hovedanlegg. Anlegget består av en 11’er bane kunstgress, samt 2 stk. 5’er baner (nærmiljøbaner). Nærmiljøbanene skal ikke benyttes til organisert trening. Ved banen er det også bygget opp tribune, kiosk og innbytterbenker. Garderober er lokalisert i kjelleren på klubbhuset. Klubben disponerer også garasjeanlegget Thomasbua som inneholder rom for oppbevaring av utstyr (banetraktor, 3v3 baner, klubbkolleksjon m.m.) samt et møterom.
Det er Hommelvik Fotball som har ansvaret for at de nevnte områdene ryddes og holdes i orden i forbindelse med trening og kamp. Banen driftes av klubbens anleggsansvarlig.
Vi har også vintervedlikehold på Autosenteret Arena. Banen er i drift tilnærmet hele året.
Extra Arena Sveberg kunstgress
Banen er en stor 7’er kunstgressbane og ligger ved like ved Sveberg barneskole og Sveberghallen. Banen er et kommunalt anlegg, men disponeres av Hommelvik Fotball. Banen brukes både som treningsbane og kamparena for 7’er og 5’er kamper. Banen er også godkjent for 9’er-kamper for spillere på 12 år, men er for liten til 9’er spill fra 13 år og oppover.
Øya gress
Hommelvik Fotball disponerer også gressbanen på Øya 1 i samarbeid med Hommelvik Friidrett. Banen er åpen for trening og kamper fra ca. 17. mai og ut september.
Øya grus
Grusbanen ligger ved siden av Autosenteret Arena og Øya gress. Deler av banen er for tiden disponert til en multisportbane. Planen er å bruke arealet til en fremtidig idrettshall.
Treningstider
Det er baneansvarlig i samarbeid med nestleder i styret og/eller medlem i Sportslig Utvalg som legger planene for treningstider for alle lag.
Nestleder informerer lagene i god tid før nye treningstider blir satt. Lagene sender så inn sine ønsker om treningstid. Deretter vil ønskene bli vurdert og treningskalender blir offentliggjort.
Alle henvendelser om banetid (trening/kamper) må forespørres hommelvik.banetid@gmail.com. Det er spesielt viktig at alle lag som ikke skal benytte seg av oppsatt treningstid melder inn dette til hommelvik.banetid@gmail.com, samt at det legges ut informasjon på Facebook siden til Hommelvik Lagledere. Andre lag kan da melde interesse til hommelvik.banetid@gmail.com.
Kamparrangering / Kampflytting
Det er ulike regler og krav fra kretsen på baner, arenaer, baller og utstyr. Dette er regulert i NFF sine lover og regler, «Spilleregler og retningslinjer» samt «Breddereglementet». Alle lag må sette seg godt inn i gjeldende regler for sesongen da det er årlige endringer. Her kan nevnes banestørrelser og ball størrelser osv. Merk spesielt dette om sikkerhetssoner på kamparena.
Ved omberamming av kamper skal følgende rutine følges:
- Avtale mulige datoer med motstander
- Sende mail til: hommelvik.banetid@gmail.com med forespørsel om aktuell ledig banetid
- Avtale valgt dato med motstander
- Booke valgt dato OG få bekreftelse på denne fra: hommelvik.banetid@gmail.com
- Varsle motstander at omberamming er i orden
- Fyll ut skjema for omberamming av kamper her.
- Varsle dommeransvarlig og få bekreftelse når det gjelder 7’er kamper på egne anlegg.
Oppdatert kampkalender for våre lag finner du på hjemmesiden under Aktiviteter / Kampoversikt.
Klubbhuset og Thomasbua
Klubbhuset leies ut gratis til idrettsformål og bestilles hos vaktmester for klubbhuset. Thomasbua (ekstra møterom) bestilles hos materialforvalter. Kontaktdata til begge finner dere på hjemmeside under styret og utvalg.
I garasjeanlegget lagres brøytetraktor, 3v3 baner, trenings- og kampeffekter som små-mål, markører, luftkompressor etc. Alle lag får tildelt 2 adgangsbrikker hver ved oppstart. Ved behov for nye kort må man kontakte styrets leder.
Både klubbhuset og Thomasbua er utstyrt med prosjektor og trådløs nettilgang.
Hjertestarter
Hjertestarter henger i gangen ved garderobene i klubbhuset (til venstre rett innenfor døra). Det er satt opp et skilt på kiosken som viser hvor denne er plassert.
Utstyr
Klubben har avtale om kjøp av klubbutstyr med MX Sport på Malvik Senter. Leverandør av klubbutstyr er Select. Alle lag oppfordres til å benytte produkter fra denne leverandøren under trening. I forbindelse ved seriespill og cuper skal bare produkter fra klubbens valgte leverandør brukes.
Ved oppstart mottar nye lag en startpakke sponset av klubben og «Alle på banen». Oppstartspakken består av 20 baller, hatter og vester. Utstyret deles ut på oppstartkvelden.
Klubben tilbyr sponsede utstyrspakker til alle nye spillere og trenere. Pakken inneholder allværsjakke, genser, treningsbukse, strømper og shorts. Prisen på utstyrspakkene finner dere på klubbens hjemmeside. Utstyrspakkene betales med kort eller VippsGo ved avhenting.
Draktene eies av klubben og skal leveres tilbake når man ønsker å bytte til annen størrelse, eller skulle ønske å slutte med fotball.
Gjennom avtalen med MX Sport på Malvik Senter får medlemmene i HIL Fotball 20 % rabatt på alt utstyr fra Select. Videre har vi 10 % rabatt på alle ordinære varer. Husk å oppgi at du handler på avtalen til Hommelvik Fotball når du kommer til kassen.
Alt uttak av lagsutstyr skal gjøres gjennom materialforvalter til HIL Fotball. Kontaktdetaljene finner du på klubbens hjemmeside.
HIL fotball ønsker å ta samfunnsansvar og unngå at noen faller utenom på grunn av mangel på utstyr. Derfor oppfordrer vi medlemmene til å levere inn fullt brukbare fotballsko, leggbeskytter osv. som man ikke selv kan bruke. Utstyr kan innleveres hos vår materialansvarlig i Thomasbua.
Organisering av lag
Under følger klubbens forslag til organisering av hver enkelt lagscelle:
Oppdatert oversikt over kontaktpersoner for de enkelte lagene ligger på klubbens hjemmeside.
Generelt om lagledelsen
Foreldre/foresatte er en svært viktig ressurs for alle lagene, og det er viktig at flest mulig involveres så tidlig som mulig i driften av laget. Tilhørighet er viktig også for foreldre/foresatte! Mange voksne personer rundt laget er viktig for å sikre trygge rammer, en balansert arbeidsbelastning for enkeltpersoner og forebygger risiko for uønskede hendelser rundt laget. Én person kan gjerne ha flere funksjoner/roller i laget, men det er ikke ønskelig at lag styres av enkeltpersoner. Det kan skape konflikter, og i tillegg til at belastningen på denne personen over tid vil bli for stor. En bør også unngå at de ulike funksjonene i lagledelsen innehas i samme familie da laglederen skal være behjelpelig med å løse konflikter som oppstår mellom spillere, og mellom spillere og trenere.
For at et lag skal fungere optimalt, er det viktig at flest mulig foreldre/foresatte engasjeres i laget. Dette kan blant annet skje ved at en med jevne mellomrom bytter på hvem som er i lagledelsen. Betydningen av å endre på lagledelsen skal ikke undervurderes som et ledd i å skape en mer engasjert foreldregruppe, og dette kan i det videre legge grunnlag for et mer sammensveiset lag.
Trenere og lagledere fungerer som forbilder for barn og ungdom. Huks at Fair Play reglene også gjelder for voksne, på og utenfor banen. Spillerne påvirkes av oppførselen til trener og laglederteamet. Derfor er det viktig at voksne er bevisste sine handlinger. Verken trener(e) eller lagleder bør ta avgjørelser på vegne av laget uten å ha konferert med hverandre på forhånd. De har viktige funksjoner i laget og må derfor samarbeide tett.
I barnefotballen kan ansvaret mellom trener(e) og lagleder fordeles litt etter behov, mens oppgavefordelingen i ungdomsfotballen blir mer tydelig. I ungdomsfotballen er det ønskelig at treneren(e) fokuserer bare på det sportslige, mens lagleder har ansvar for administrativ drift av laget.
Husk at lagledelsen og trenere representerer klubben under kamp. Alle skal da være iført riktig klubbutstyr slik at de er lett gjenkjennelige. Dette er også for å fremheve klubbens sponsorer.
Rollebeskrivelser
Lagleder
- Hovedansvar for organisering av lagets aktiviteter
- Lagets bindeledd til klubben
- Deltar på klubbens lagledermøter
- Registrering og vedlikehold av medlemslister i klubbens medlemssystem Rubic (spillerens navn, fødselsdato, adresse, foresattes e-post og telefonnummer)
- Påse at alle spillere betaler treningsavgift til klubben (om laget ikke har egen økonomiansvarlig)
- Innkalle inn til foreldremøter i samarbeid med foreldrekontaktene.
- Innkalle til trenermøter for evaluering og planlegging av neste sesong.
- Innkalle til spillermøte i samarbeid med hovedtrener.
- Informasjonsansvarlig for sitt lag, inklusive oppdatering av lagets hjemmeside/facebook profil.
- Ansvarlig for påmelding til serie (se info under punkt 5.6) og cuper (se info under punkt 5.7)
- Ansvarlig for påfylling av utstyr og førstehjelpskoffert
- Registrering av kamptropp, innrapportering av kampresultat og signering av kamprapport i Fiks / Min Fotball etter kamp
- Føre oversikt over lagets gule/røde kort. Passe på når spillere skal stå over pga. karantene
- Ansvarlig for omberamming av kamper.
- Melde inn konflikter mellom spillergruppa og trener-/lagledergruppa dersom laget ikke klarer å løse konflikten selv til styret/sportslig utvalg
- Logistikkansvarlig ved bortekamper
Låse opp garderobe til bortelaget før kamp, samt sjekke over og låse garderobe etter kampen
Hovedtrener
- Hovedtrener har ansvar for planlegging og gjennomføring av det sportslige tilbudet
- Følge klubbens mål for trenerkompetanse (ta nødvendige trenerkurs)
- Kontakt mot Sportslig Utvalg
- Utarbeide treningsplan for sesongen
- Planlegging og gjennomføring av treninger
- Laguttak og kampledelse
- Deltar på klubbens trenermøter
- Gjennomføre spillersamtaler/-møter (se punkt 5.5 under)
- Spillerutvikling – følge opp hver enkelt spiller best mulig
- Samarbeider med lagleder og resten av trenerteamet for å skape et godt miljø i gruppen/laget
Kampvert
Trener og en lagleder har som oftest hendene fulle i forbindelse med en kamp, og for å sikre en fin ramme rundt aktiviteten er kampvert et tiltak som har vist seg å være vellykket. Det er både viktig og hyggelig at hjemmelaget har en vert som tar imot gjester, og en kampvert har også en tydelig og respektert rolle under kampen. Kampvertens oppgave er å bidra til en god ramme rundt kampen preget av Fair play. Kampverten skal bære gul kampvert-vest og ved behov ha tilgang foreldrevettkort. Kampverten må møte 1 time før kampstart.
Oppgavene til kampverten er beskrevet slik på kretsens hjemmeside:
Foreldrekontakt – Økonomi
- Har ansvar for lagets økonomi (lagskasse m.m.) og lagets konto i SMN 1.
- Utarbeide budsjett og føre enkel oppstilling over lagets inntekter og utgifter (regnskap).
- Informere om budsjettet/regnskapet på foreldremøter
- Oversende kontoutskrift, kvitteringer og annen relevant dokumentasjon til kasserer hvert kvartal.
- Levere dommerkvitteringer til kasserer HIL Fotball (gjelder bare kamper som spilles på Sveberg)
- Utbetalinger fra lagskonto (cuper, busstransport, sosiale arrangement m.m.
- Følge opp ubetalte avgifter (treningsavgift til klubben og egenandeler til lagskonto)
- Dialog med kasserer/økonomiansvarlig i HIL Fotball
Foreldrekontakt – Sosialt
- Bindeledd mellom foreldregruppa og lagledelsen
- Hovedansvar for å fremme det sosiale miljøet i spiller-/foreldregruppa.
- Jobbe for et godt miljø blant foreldre på laget og sørge for at uenigheter tas opp
- Arrangere møteplasser som skal fremme et godt miljø blant spillere og evt. foreldre på laget
- Ansvarlig for å organisere dugnader og fordele oppgaver jevnt mellom foreldre/spillere
- Organisere kaffe- og kakesalg på hjemmekamper som spilles på Sveberg
Foreldre / Foresatte
- Positiv og konstruktiv støttespiller for egne barn, andre spillere på laget og trener/lagleder
- Delta på foreldremøter for laget (og gi beskjed dersom de ikke har anledning til å delta)
- Holde seg oppdatert om aktiviteter i laget via e-post, facebookprofil, eller andre kommunikasjonskanaler.
- Delta på sin andel av dugnader som laget og klubben til enhver tid avholder
- Støtte opp egne og andres barn i forhold til idretten
- Være tilskuer på kamper og gi positive tilbakemeldinger til spillerne.
Foreldregruppen
Foreldremøter
Lagleder er ansvarlig for innkalling og gjennomføring av foreldremøter. Vi anbefaler at det avholdes minst to foreldremøter i året, før sesongen starter og etter sesongslutt. Det oppfordres videre til å avholde møter med foreldregruppen i forkant av deltakelse på reisecuper for å bli enig om hvilke regler som skal gjelde for spillerne under cupen.
Foreldremøtene skal være et fora hvor aktivitets- og ambisjonsnivået blir avstemt mellom foreldre og lagleder/-trenere. Viktigheten av foreldremøter må ikke undervurderes. Like viktig som det sportslige aktivitetsnivået og utviklingen til den enkelte spiller, er kulturen i spiller/ treningsgruppen. Skal en lykkes i et lagspill, er det å skape et godt og trygt miljø meget avgjørende.
Momenter og tiltak for å skape dette bør synliggjøres for foreldregruppen. Godt miljø skaper trivsel og trygghet, som igjen fører til større utvikling og mindre frafall i spillergruppen. Foreldregruppen bør involveres i miljøskapende tiltak. Dette vil igjen skape en sterkere tilhørighet til laget. Det er mange eksempler på at stabile spillergrupper har et godt miljø og en sterk foreldregruppe i bunn.
Forslag til agenda foreldremøter
Lagene bestemmer selv hvilken agenda de ønsker på foreldremøtene. Under finner dere forslag til dagsorden fra klubbens side:
- Oppsummering og evaluering av tilbakelagt sesong/periode fra sist foreldremøte
- Ønsket aktivitetsnivå for kommende sesong/periode
- utvikling i spillerstall
- antall treninger
- påmelding av lag
- påmelding cuper
- Foreldreroller rundt laget, evt. valg av lagleder, dugnadsansvarlig, foreldrekontakt m.m.
- Økonomi
- Status lagskonto for laget (budsjett og regnskap).
- Dugnader for å skaffe inntekter til laget.
- Sparing til langsiktige mål (start sparing og planleggingen i god tid)
På foreldremøtene bør en diskutere hvilken økonomi foreldregruppen ønsker at laget skal ha. Er det nok med en liten lagskasse fra kaffesalg, slik at hver enkelt spiller selv må dekke deltagelse i cuper osv, eller ønsker laget å ha en felles økonomi der dugnader og felles tiltak dekker kostnadene? Ønsker foreldrene at man skal prøve å få til en del dugnader for å redusere utgiftene for den enkelte? Det er også viktig å forhøre seg i foreldregruppen om noen har ideer til hvordan en kan få inn midler i lagkassen, kontakter som evt. kan sponse noe. I diskusjonen rundt lagets økonomi bør en ta hensyn til at enkelte foreldre kan ha sterke meninger om at hver skal betale for seg, mens andre kanskje kan synes det er vanskelig å argumentere for mange dugnader. Her er det ulike hensyn å ta; økonomisituasjonen til hver enkelt familie og evne til å betale egenandeler. Vi skal heller ikke underslå den sosiale faktoren en dugnad kan ha.
- Sosiale arrangementer.
Det bør være en gjennomgang av hvilke sosiale arrangementer en skal ha i spillergruppen det neste halvåret. Det er også en fordel hvis det arrangeres noe for foreldregruppen, søsken etc.
Spillersamtaler
Klubben anbefaler at man starter med spillersamtaler fra fylte 10 år. I ungdomsfotballen (fra fylte 13 år) skal man gjennomføre spillersamtaler. Det bør avholdes to samtaler; en ved sesongstart og møte i midten av sesongen eller mot slutten sesongen.
Møtene er ment å være en samtale mellom trener og spiller (foresatte må gjerne være med). På møtet kan spilleren fortelle litt om seg selv og hva en driver med utenom fotballen. Trivsel i treningsgruppen er et viktig tema som må være på agendaen i slike samtaler. Spilleren bør også få komme med sine innspill på ting som etter spillerens synspunkt er bra og dårlig for miljøet. Det er viktig at spilleren opplever å bli hørt.
Spillersamtaler er et viktig verktøy for å fange opp momenter som kan gjøre trivselen for den enkelte spiller bedre og dermed hindre frafall. Trener bør si noe om holdninger på treningene, og spiller og trener skal ved sesongstart sammen sette opp noen mål som spilleren skal holde fokus på gjennom sesongen. Det bør fokuseres på spillerens styrker, og på hva spilleren kan bli bedre på. Møte nr. to er ment som et evalueringsmøte hvor trener og spiller går igjennom de mål som var satt ved sesongstart. Forslag til mal for spillersamtaler finner dere her.
Seriepåmelding
På høstens trener-/lagleder-/foreldremøte må lagene ta en oppsummering av situasjonen i lagene med hensyn til neste års treninger og serie. Lagenes og foreldregruppenes ønsker skal ivaretas best mulig, men til syvende og sist er det fotballstyret og sportslig utvalg som avgjør hvordan lagene skal settes sammen. Det må tas hensyn til antall spillere i hver årsklasse, eventuelt antall overårige, ferdigheter og ambisjoner i spillergruppen etc. Det bør også diskuteres hvilke lag som kanskje må låne spillere, og om dette passer inn i spillernes egne lag og program.
Påmeldingsfristen for seriespill er normalt i januar. Det er Sportslig Utvalg (SU) som melder fra til lagene om fristene for påmeldinger. Alle lagene skal sende inn sitt ønske om lagspåmelding med en begrunnelse for sitt ønske. SU vurderer lagenes ønsker og gir FIKS ansvarlig oppgaven med å melde inn riktig antall lag og til riktig nivå. NB! Lagene skal ikke melde på direkte til kretsen! All påmelding til seriespill og turneringsspill gjennom krets/forbund (f.eks. NM, OBOS etc.) skal gå gjennom Sportslig Utvalg.
Påmelding til serie, NM og OBOS dekkes av klubben. Dommerutgifter dekkes også av klubben.
Cuper
Påmelding og utgifter til cuper dekkes av de enkelte lagene. Klubben kan i enkelte tilfeller vurdere å dekke påmeldingsavgiften på felles satsningscuper. Slike unntak blir i så fall annonsert i lagledermøter. Med seriekamper hver uke må påmelding til cuper også speile den totale interessen for hele gruppa og hva slags spilltilbud utøverne får gjennom seriekampene. Ved deltagelse på cup er det viktig at laget og foreldrene er enige om målet med turneringen. På en sosial reisecup er det svært viktig at alle får spille mest mulig. Dette gjelder særlig når utøverne kommer i den alderen at det er turnering med plasseringsspill.
Det er utfordringer med å legge opp til reisecuper i sommerferien. Dette må planlegges og avtales tidlig, så alle foreldrene kan stille. Våren er travel med oppstart på serien, mange seriekamper på kort tid og mange bevegelige helligdager. Vurder derfor strengt hvor stort behovet for cuper er i denne perioden. Hommelvik fotball har i lengre tid deltatt på Storsjøcup og hatt dette som sin hovedcup. De årgangene som er aktuelle for denne cupen vil bli kontaktet tidlig og Hommelvik gjør en felles påmelding med alle aktuelle lag fra klubben.
Ved deltakelse i cuper, treningssamlinger og fotballskoler utenfor Skandinavia skal SU-leder informeres i forkant, samt at det skal sendes en søknad til Trøndelag Fotball krets god tid i forveien. Uten godkjenning fra kretsen og forsikringsselskapet, vil ikke vær normale fotballforsikring gjelde utenfor Skandinavia.
Nye spillere og spilleroverganger
Alle lag i HIL Fotball skal forholde seg de lover og regler som er bestemt av NFF. Se https://www.fotball.no/lov-og-reglement/
Det er ikke lov til å kontakte spillere utenfor egen klubb før den aktuelle spillerens nåværende klubb er kontaktet. Et eksempel: Skulle det dukke opp en spiller på en trening hos oss, som ønsker å delta på trening så kan spilleren ikke delta før nåværende klubb er kontaktet. Spør hvilken klubb spilleren er registrert i på nåværende tidspunkt å ta kontakt med den som har ansvaret for overganger i den andre klubben. Deretter gjøres dette skriftlig til klubben. Legg spesielt merke til lovverket som omhandler utenlandske borgere.
Økonomi
Generelt om økonomi
HIL Fotball er en selvstendig del av Hommelvik IL og er selvfinansiert av ulike inntektsbringende tiltak, treningsavgift, sponsormidler og overføringer fra Hommelvik IL (momskompensasjon, LAM midler m.m.). Vi ser hele tiden aktivt på muligheter til å finne andre inntektskilder.
En robust og trygg økonomi, både i klubben og i de enkelte lagscellene, er en viktig forutsetning for god drift i HIL Fotball. Klubben sine budsjetter settes opp etter forsiktighetsprinsippet. Vi tar kun med sikre inntekter, samtidig som vi tar høyde for alle kjente mulige kostnader. Målsettingen er at HIL Fotball skal drives med positive resultater for å kunne sette av nødvendige midler til fremtidige investeringer (f.eks. skifte av kunstgress, nye treningsflater og hall).
Forslag til budsjett settes opp av økonomiansvarlig sammen med styreleder/nestleder. Etter at styret har godkjent budsjettforslaget legges endelig budsjett frem til godkjenning på klubbens årsmøte. Årsmøtet fastsetter også rammene for klubbens treningsavgift for det kommende året. Økonomiansvarlig presenterer status på økonomi i styremøter når dette er aktuelt (etter hvert kvartal). Regnskapsåret følger kalenderåret.
Klubben har Regnskapshuset SMN som sin samarbeidspartner for regnskap. Regnskapshuset SMN setter opp regnskapsrapport etter hvert kvartal for HIL Fotball, og hver av lagskontoene. Gjennom Regnskapshuset har vi også tatt i bruk Visma Approval Center og Visma Autopay for å sikre forskriftsmessig håndtering av godkjenning og betaling av fakturaer. Gjennom dette etterlever vi Fotballforbundets krav om at det skal være to som signerer på alle regninger. Kasserer mottar fakturaer og sjekker at disse vedrører HIL Fotball. Deretter skannes fakturaene og sendes til regnskapsfører. Kasserer og økonomileder mottar så faktura til godkjenning i Visma Approval Center. Betaling av godkjent faktura foretas deretter av regnskapsfører gjennom Visma Autopay.
Hommelvik IL har tegnet underslagsforsikring som også dekker HIL Fotball. Noen roller i HIL Fotball mottar honorar for sitt arbeid. For disse er det utarbeidet skriftlige arbeidsavtaler. Lønnsutbetalingene foretas av regnskapsfører SMN ut fra timelister og avtaler. Enkelte har godkjent kjøregodtgjørelse av klubben og dette utbetales gjennom regnskapsfører etter gjeldende avtaler. Gjennom regnskapsfører har vi også opprettet et register på alle som dømmer kamper for oss. Dette for å påse at samlet dommerhonorar til en dommer gjennomsesongen ikke overstiger den satte grensen for skattefri utbetaling (for tiden kr. 10.000,-). Dersom en dommer passerer denne grensen, blir dommerhonoraret å regne som ordinær lønn.
HIL Fotball har eget organisasjonsnummer (916772246) bl.a. for korrekt håndtering av moms på sponsorinntekter. Vi arbeider kontinuerlig med å begrense bruken av kontanter i klubben. Betaling av utstyr og i kiosken på Autosenteret Arena skjer med kort (iZettle)eller Vipps (mobil). Egenandeler på utstyr som blir hentet hos materialansvarlig betales ved utlevering gjennom IZettle eller Vipps. HIL Fotball har etablert et eget skolefritidstilbud, Fotball Pluss. Fotball Pluss er et SFO-tilbud for barn i alderen 2.-6.-trinn. Det arrangeres tre dager i uka i Hommelvik (mandag, onsdag, torsdag) og to dager i uka på Sveberg (tirsdag og fredag). Overskuddet fra Fotball Pluss vil bli prioritert mot tiltak innen barnefotballen. Mer info om denne finner dere på klubbens hjemmeside, se Invitasjon FotballPluss
Lagene sin økonomi
Hvert lag har en disponent/kasserer som har tilgang til lagskonto via smn.no. Denne personen legger inn betalinger som skal gå fra lagets konto før han sender bilag på utlegget på mail til klubbens kasserer for dobbelt signering. Om kasserer ikke mottar bilag vil ikke betalingen bli godkjent og dermed ikke betalt.
All bestilling av utstyr fra MX Sport skal gå via materialforvalter. Dette leveres ut fra Thomasbua og kasserer vil legge inn en betaling fra lagskonto for å dekke kostnader for utstyrsuttak. Lagskasserer vil da få beskjed om dette og må da godkjenne betalingen i nettbanken.
Ønsker et lag å ha en ny disponent av lagskontoen skal det rapporteres til kasserer. Byttet kan ta litt tid da dette skal meldes fra til banken. Denne løsningen gir laget en oversikt på lagets midler til enhver tid.
Regnskapet over hvert lag blir oppdatert hvert kvartal. Hommelvik Fotball håper at vi sammen kan skape gode rutiner og gi hvert lag en god økonomisk oversikt.
All innkreving av midler skal alltid gå direkte til klubbens bankkonti, ikke via private kontoer.
Kontaktinformasjon til kasserer og materialforvalter finnes på klubbens nettsider.
Medlemskontigent Hommelvik IL
Alle spillere, trenere og tillitsvalgte i HIL Fotball skal være medlem i Hommelvik Idrettslag og betale årlig medlemskontingent til Hommelvik Idrettslag. Faktura for medlemskontingenten sendes direkte fra Hommelvik IL. Ved spørsmål vedrørende medlemskapet skal leder eller økonomiansvarlig i Hommelvik IL kontaktes. Medlemskontingenten er for tiden kr. 100,-per år.
Treningsavgift Hommelvik Fotball
Treningsavgiften er med på å dekke kostnadene ved driften av våre anlegg, påmelding til seriespill for lag, dommerutgifter, forsikringer, materiell og utstyr til lagene, samt kompetanseheving til trenere og styremedlemmer. Treningsavgiften er den viktigste inntektsposten i Hommelvik Fotball. I tillegg kommer inntekter bl.a. fra dugnader, offentlige tilskudd og sponsorer. HIL Fotball er helt avhengige av at treningsavgiftene blir betalt for å kunne opprettholde ønsket aktivitetsnivå for alle lagene.
Alle spillere skal betale treningsavgift til Hommelvik Fotball. Treningsavgiften faktureres ut to ganger pr. år, 2/3 i mars og 1/3 i august for alle årskull som er i ordinært seriespill (J/G11 og oppover). Årsklassene 6-10 år mottar en faktura i året. Treningsavgiften må være betalt innen forfall for å kunne delta på treninger, kamper og turneringer. Klubben har ingen søskenmoderasjon på treningsavgiften.
Faktura for treningsavgift blir sendt ut på epost til ansvarlig foresatt eller direkte til spiller(seniornivå). Det er derfor viktig at riktige postadresse på den som skal motta faktura ligger inne på spillerregisteret i medlemsnett. Foresatt/spiller plikter å melde inn endringer i epostadresse til lagleder, som vil oppdatere informasjonen i medlemssystemet Rubic.
Forslag til treningsavgiften for de enkelte aldersklasser utarbeides av styret i forbindelse med budsjettprosessen. Treningsavgiften fastsettes av årsmøtet. Klubben har en målsetning om å holde disse så lave som mulig. Satser for treningsavgift for inneværende år er til enhver tid oppdatert på vår hjemmeside, se Treningsavgift.
Utsettelse / Fritak for treningsavgift
Noen ganger kan det være behov for å få utsatt betaling av treningsavgiften. Dette kan da avtales direkte med lagleder som kommuniserer dette videre til kasserer/økonomiansvarlig. I helt spesielle tilfeller kan det også søkes om avkortning i, eller fritak for, treningsavgift. Dette er for å unngå at barn og unge ikke falle utenfor idretten på grunn av at de ikke klarer å betale hele/deler av treningsavgiften. Det er i slike tilfeller viktig at lagleder/trenere fanger opp disse signalene tidlig og melder dette inn økonomiansvarlig/leder for å finne en løsning. Vi har i slike tilfeller et spesielt ansvar for å ivareta barn med spesielle behov og minoritetsbakgrunn.
Forsikring
Alle som har betalt treningsavgift til HIL Fotball er dekket av Norges Fotballforbunds sin kollektive forsikringsavtale. For de under 12 år gjelder NFF sin Barneidrettsforsikring. Fra og med 13 år kalles denne Lagsforsikring og det er klubbens ansvar at spillerne har gyldig forsikring. Alle spillere må være registrert i FIKS for at forsikringen skal væregyldig. Alle klubbens aktive (registrert i FIKS) trenere, ledere og dommere er dekket av grunnforsikringen. Vi anbefaler at flest mulig, men spesielt de med høyt aktivitetsnivå, tegner en utvidet individuell forsikring. For utfyllendeinformasjon om denne forsikringen henviser vi til informasjonen på kretsens sider, se; http://www.fotballforsikring.no.
Vi minner om at bruk av leggbeskyttere er påbudt pga. forsikringen.
Bøter/Gebyrer fra NFF Trøndelag
Hvert enkelt lag er selv ansvarlig for å betale bøter og gebyrer fakturert fra NFF Trøndelag. Dette gjelder trekk av lag, ikke møtt til kamp, bruk av ikke spilleberettiget spiller, manglende eller ufullstendig kamprapport og kampendringer etter fristen gitt av kretsen. Slike bøter/gebyrer vil bli faktureres klubben samlet. Klubbens kasserer vil da belaste de lagene dette gjelder. Nærmere info om dette og størrelsen på de ulike bøtene/gebyrene finner dere her: https://www.fotball.no/kretser/trondelag/om-kretsen/
Rutiner ved salg i forbindelse med arrangement
Serie-/Cupkamper arrangert på Øya
Kiosken på Autosenteret Arena driftes av klubben og holdes åpen alle dager det spilles seriekamper eller cupkamper i regi av kretsen. Kiosken åpner 1 time før kampstart og holder åpent så lenge det spilles kamper. Salget organiseres som dugnadsarbeid fordelt mellom klubbens lag. Overskuddet fra kiosksalget går tilbake til lagene og fordeles etter endt sesong.
Veiledning om drift av kiosken finner dere her: Info kiosk 2023.pdf
Kioskrutinene henger også på vegg i kiosken. Ta kontakt med styrets nestleder om dere har spørsmål til drift av kiosk.
Barnefotballserien
Under arrangement knyttet til Barnefotballserien (tidl. Klubbkveld) organiseres salget av det årskullet som står som arrangør. Overskudd fordeles da direkte til lagene som har arrangert klubbkvelden. Klubbens ordinære kioskvarer skal ikke selges disse kveldene. Vi minner om at klubben sine sponsorer skal fremheves under disse arrangementene.
Kamper arrangert på Sveberg kunstgress
Klubben organiserer ikke salg på Sveberg. Her kan lagene på eget initiativ organiserekaffesalg etc. under kampene. Alt overskudd går da tilbake til laget.
Dugnader
Utover nødvendige dugnader for å vedlikeholde klubbens anlegg og kioskdrift på Autosenteret Arena, har HIL Fotball normalt ingen obligatoriske dugnader. De enkelte lagene står fritt til å organisere dugnader til inntekt for egne lagskontoer. Styret vil til en viss grad distribuere forslag til dugnader til lagledere gjennom lagledermøter, Facebook og e-post.
Sponsorer
HIL Fotball har i samarbeid med HIL Håndball engasjert en egen markedsansvarlig (provisjonslønnet) som er ansvarlig for å skaffe sponsorer og arenareklame til inntekt for klubben. Vi oppfordrer våre medlemmer til å støtte og bruke våre sponsorer. Medlemmer i HIL Fotball må også fra tid til annen påregne å stille opp på noen arrangementer/dugnader inn mot klubbens sponsorer.
Offisielt klubbutstyr skal benyttes i forbindelse med alle kamper og andre oppdrag der vi opptrer på vegne av klubben (f.eks. på kurs og i møter med kretsen og andre klubber). Alle sponsoravtaler skal som hovedprinsipp inngås på klubbnivå. De enkelte lagene har ikke anledning til å inngå egne sponsoravtaler, uten at dette på forhånd er godkjent både av klubbens markedsansvarlig og styrets leder. Dette er for å unngå konflikter med klubben sine sponsorer (f.eks. direkte konkurrenter). Kontaktinfo finner dere på vår hjemmeside.
Informasjon og kommunikasjon
Hjemmeside
Klubbens hjemmeside http://www.hommelvikfotball.no/ er en viktigst informasjonskanal. Her finner dere mye nyttig informasjon, herunder:
- Klubbens styrende dokumenter (Sportsplan og Klubbhåndboken)
- Kampkalender for hele Hommelvik Fotball og oversikt over kampoppsett
- Treningskalender med oversikten over alle anlegg og lagene sine treningstider
- Kontaktinformasjon til alle ledere, trenere, lagledere og ansvarlige i klubben
- Fotball Pluss
Facebook-profiler
Fotballavdelingen har også en egen Facebook side som fungerer som en ekstra informasjonskanal, se https://www.facebook.com/groups/184825094987887/.
Det er også opprettet egne Facebook profiler for enkel kommunikasjon med:
Hommelvik Fotball Lagledere, se https://www.facebook.com/groups/273052359570779/
Hommelvik Fotball Dommere, se https://www.facebook.com/groups/644911128930323/
Hommelvik Fotball Trenere, se https://www.facebook.com/groups/450208252216057/
Mange lagene har også opprettet egne Facebook profiler for kommunikasjon innad i laget/foreldregruppen. I tillegg har noen lag tatt i bruk App baserte kommunikasjonsverktøy (Laget Mitt, Spond etc.) ut mot spillere og foreldre.
Utdanning / Kompetanse
Utdanningsansvarlig
Utdanningsansvarlig er sammen med styrets sekretær ansvarlig for å holde oppdatert oversikten over hvilke kurs trenere for de enkelte lag innehar. I tillegg er utdanningsansvarlig ansvarlig for å videreformidle informasjon om kurs, oppfordre til deltakelse på kurs og koordinere påmeldingen.
Kompetanse styret
Vi jobber aktivt for å få medlemmer i styret og utvalgene til å delta på kretsen sine lederkurs. Klubben dekker alle kostnader forbundet med disse kursene.
Halvparten av sittende styre skal ha lederkurs gjennom fotballkretsen i henhold til retningslinjer i forbindelse med kvalitetsklubb nivå 1, NFF. For mer informasjon: https://www.fotball.no/Utdanning-og-kompetanse/NFF-Kvalitetsklubb/Niva1/
God og trygg drift av klubben avhenger at klubben har kompetente ledere i alle roller. Vår ambisjon er at alle styremedlemmer skal gjennomføre Fotballederkurs 1 i regi av kretsen. Samtidig er det ønskelig at minst av styrets medlemmer har gjennomført Fotballederkurs 2.
Deltakerliste
HIL fotball skal føre deltakerliste ved alle møter som har med klubbutvikling å gjøre, herunder oppstartsmøter, barne- og ungdomsfotballkveld, trenerforum, fair play møter m.m. Skjemaet finner du her under Trøndelag Fotballkrets: https://www.fotball.no/kretser/trondelag/om-kretsen/. Skjemaene skal sendes inn til kretsen på epost kjellhelge.lonnum@fotball.no i etterkant av møtet.
Rollebeskrivelser
| Rekrutteringsansvarlig |
| Trenerveileder |
| Politiattest-ansvarlig |
| Kvalitetsklubbansvarlig |
| FIKS-ansvarlig |
| Dommeransvarlig |
| Fair-play-ansvarlig |
Vedlegg
Nyttige linker
| Norges Fotballforbund | http://www.fotball.no/ |
| Trøndelag Fotballkrets | http://www.fotball.no/Kretser/trondelag/ |
| HIL Fotball info hos krets | https://www.fotball.no/fotballdata/klubb/hjem/?fiksId=1208 |
| HIL Fotball webside HIL Fotball facebooksideFotballforsikring | http://www.hommelvikfotball.no/ https://www.facebook.com/groups/184825094987887/ http://www.fotballforsikring.no |
